Rôles et accès : employés et professionnels de la ferme ne voient que ce qui les concerne

Pourquoi une application d’écurie a besoin de rôles et d’accès

Tant que vous vous occupez seul des chevaux, une application sur un téléphone suffit. Dès qu’arrive le premier employé, le premier client avec un cheval en pension ou un vétérinaire qui aimerait consigner directement ses soins, la question se pose : qui laisser accéder à quoi ?

Tout donner à tout le monde est commode, mais déraisonnable. Un client n’a pas à voir les chevaux des autres clients. Un saisonnier n’a pas besoin de modifier les dossiers de santé. Le maréchal-ferrant n’a pas à savoir combien vous payez le foin. L’extrême inverse — ne laisser entrer personne nulle part — signifie que vous saisissez tout vous-même et que l’équipe travaille à l’aveugle.

Les rôles et accès d’iPalomino résolvent ce dilemme par quatre rôles clairs. Vous ne réglez pas des dizaines de cases à cocher. En invitant une personne, vous indiquez ce qu’elle est pour votre écurie, et l’application lui montre ce qui correspond à ce rôle.

Employé du ranch, professionnel et propriétaire d’un cheval en pension

Employé du ranch : le personnel de la ferme et de l’écurie

Le palefrenier, le soigneur ou le saisonnier a besoin de savoir ce qu’il doit faire aujourd’hui et avec quel cheval. Il voit donc les animaux et leurs fiches, les dossiers de santé, les médicaments, les tâches et le calendrier. Il a en plus accès au stock de fourrage, qu’il peut mettre à jour — quand une livraison de foin arrive, il la saisit lui-même — et aux contacts, pour avoir le numéro du vétérinaire en cas d’urgence.

Professionnel : vétérinaire, maréchal-ferrant, entraîneur

Le spécialiste qui se déplace chez vous a besoin de l’historique de l’animal et de pouvoir consigner ce qu’il a fait. Il voit les animaux, les dossiers de santé, les médicaments, les tâches et le calendrier. Il peut ajouter une entrée de santé, un médicament avec sa posologie, la date de sa prochaine visite et une tâche pour le palefrenier. Il ne voit ni le stock de fourrage ni vos contacts.

Propriétaire du cheval : les clients dont le cheval est en pension

Le client qui a un cheval chez vous veut savoir ce qui lui arrive et avoir ses données sur son propre téléphone. En l’invitant, vous sélectionnez son cheval — ou plusieurs chevaux — et il ne voit que ceux-là : fiche, santé, alimentation, tâches, rendez-vous, documents et le fourrage qui appartient au cheval. Il peut les modifier, les compléter et téléverser des documents. Il ne voit pas le reste de l’écurie.

Si le propriétaire d’un cheval quitte l’écurie, une copie de son cheval — fiche, dossiers de santé, documents et tâches — reste dans son propre compte. Le cheval s’en va avec son histoire.

Comment ajouter un employé ou un professionnel à l’écurie

1. Ouvrez les réglages de l’écurieAuprès de votre écurie, touchez « Inviter des personnes avec un code ».
2. Choisissez le rôleProfessionnel, employé du ranch ou propriétaire du cheval. Pour un propriétaire, vous cochez aussi ses chevaux.
3. Envoyez le codeL’application crée un code d’invitation et prépare un message que vous envoyez par WhatsApp, SMS ou e-mail.
4. La personne saisit le codeAu premier lancement de l’application ou plus tard dans les réglages. L’écurie apparaît chez elle dans les limites de son rôle.
5. Vous mettez fin à l’accès quand vous voulezQuand le saisonnier termine ou que le client s’en va, vous lui retirez l’accès dans les réglages.

Toute la procédure de connexion est décrite pas à pas dans l’article code d’invitation pour employés et professionnels.

À qui servent les rôles et les accès

Les erreurs les plus fréquentes dans le partage de l’écurie avec une équipe

Le partage d’une écurie peut mal tourner dans deux directions — par excès d’ouverture comme par excès de prudence :

• Un seul compte pour tous. Vous ne savez pas qui a saisi quoi, et vous ne pouvez pas retirer l’accès à une personne sans changer le mot de passe de tous.
• Un saisonnier doté des droits du propriétaire. Un seul geste involontaire suffit. L’employé du ranch ne peut ni supprimer des animaux ni modifier l’écurie.
• Un client qui voit tout. Les chevaux des autres clients ne le regardent pas. Le propriétaire d’un cheval ne voit que son animal.
• Un vétérinaire sans accès. C’est alors vous qui recopiez les soins d’un bout de papier. Le professionnel les consigne lui-même, et correctement.
• Un accès resté en place après le départ. Un ancien employé n’a pas à voir ce qui se passe à l’écurie. Retirer l’accès prend quelques secondes.

Des rôles et des accès bien réglés, c’est ne plus avoir à y penser. Chacun a dans son téléphone exactement la partie de l’écurie dont il a besoin, et vous avez l’assurance que rien d’important ne disparaît.

Savoir qui a saisi quoi

Une écurie partagée repose sur la confiance, et la confiance sur la visibilité. Pour chaque tâche, rendez-vous ou entrée que le propriétaire n’a pas ajouté lui-même, l’application indique qui l’a ajouté. Pour une tâche faite, vous voyez le nom et l’heure. Rien ne se passe anonymement.

Les droits sont en outre réglés pour que personne n’écrase le travail d’un autre. Le professionnel et l’employé ne peuvent supprimer que ce qu’ils ont eux-mêmes ajouté. Le propriétaire d’un cheval ne peut pas modifier les tâches qui concernent aussi les chevaux d’autres clients. Et le stock de fourrage que l’employé met à jour, il ne peut pas le supprimer.

Les notifications et rappels informent de ce qui a changé dans l’écurie : une nouvelle tâche, une distribution confirmée, une entrée de santé du vétérinaire. Et vous répartissez le travail grâce aux tâches pour les palefreniers et l’équipe.

Questions fréquentes

Fonctionnalités liées de l’application iPalomino

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